Hvordan udvælges fribyforfatteren/kunstneren?

ICORN-netværket arbejder tæt sammen med PEN International om research og afklaring af de enkeltes konkrete, individuelle forhold, når en forfatter og kunstner søger om et fribyophold. Ansøgerne skal udfylde et skema, der ligger på ICORNs hjemmeside, og vedlægge relevant dokumentation. Herefter vil ICORN, sammen med PEN, og eventuelt andre organisationer, søge at verificere de oplysninger ansøgeren er kommet med. Først når ansøgningen er godkendt af PEN International og ICORN vil vedkommende blive indstillet til et fribyophold, og de fribyer der har ledige pladser vil blive kontaktet, med henblik på at finde et muligt match. Byerne vil typisk blive præsenteret for en liste over mulige kandidater, der passer til de kriterier byerne selv har opstillet. Når byen har valgt den forfatter eller kunstner de ønsker at invitere, så vil vedkommende blive kontaktet og forelagt muligheden for at blive inviteret til den pågældende by.

Det kan ske, at forfatteren eller kunstneren i ventetiden – der desværre indimellem kan være lang – er kommet i sikkerhed ad andre veje, eller at vedkommende af personlige grunde ikke ønske at tage imod invitationen. I sådanne tilfælde opfordrer ICORN fribyen til at vælge en anden kandidat.